|
Zakres działań:
Do zakresu działania Wydziału Administracyjno-Gospodarczego dla Dzielnicy Bielany należy zapewnienie warunków niezbędnych do prawidłowej pracy Urzędu Dzielnicy, delegatur oraz filii archiwum zakładowego Urzędu, w szczególności: - Przygotowywanie projektu budżetu w części pozostającej w dyspozycji Wydziału oraz nadzór nad jego realizacją poprzez:
- podział środków na wydatki,
- prowadzenie ewidencji wydatków, c) sporządzanie sprawozdań finansowych z wykonania budżetu;
- Współudział w przygotowaniu i prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w tym przygotowywanie umów związanych z bieżącym funkcjonowaniem Urzędu Dzielnicy oraz jego utrzymaniem;
- Monitorowanie wydatków oraz nadzór nad prawidłową realizacją zamówień;
- Prowadzenie rejestrów umów:
- powyżej 30 000 euro,
- pozostałych;
- Przygotowywanie i prowadzenie postępowań przetargowych na wyłonienie najemców powierzchni użytkowych znajdujących się w budynku Urzędu Dzielnicy;
- Opracowywanie zasad i prowadzenie rozliczeń zobowiązań finansowych dotyczących użytkowanych lokali, w tym kosztów najmu, dostaw energii elektrycznej i pozostałych mediów;
- Prowadzenie gospodarki magazynowej w zakresie materiałów biurowych, w tym:
- planowanie potrzeb,
- dokonywanie zakupów,
- prowadzenie ewidencji;
- Prowadzenie gospodarki majątkiem trwałym, w tym:
- dokonywanie zakupów,
- ewidencja majątku ruchomego, stanowiącego wyposażenie pomieszczeń biurowych (znakowanie składników majątku oraz prowadzenie ewidencji ilościowej i wartościowej, w tym ewidencji elektronicznej),
- ewidencja dodatkowego wyposażenia pracowników na kartotekach osobistego wyposażenia,
- dokumentowanie czynności dotyczących wykonywania umów użyczenia środków trwałych, będących w ewidencji Urzędu Dzielnicy oraz środków trwałych przekazywanych w użytkowanie Urzędowi Dzielnicy,
- prowadzenie dokumentacji związanej ze zbywaniem środków trwałych, znajdujących się w ewidencji Urzędu Dzielnicy,
- udział w inwentaryzacji składników majątku ruchomego Urzędu Dzielnicy, zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniach Prezydenta;
- Zapewnienie zaopatrzenia, w tym realizacja zleceń komórek organizacyjnych Urzędu Dzielnicy, w zakresie zakupu sprzętu biurowego, materiałów eksploatacyjnych, artykułów spożywczych, druków, wizytówek, środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia ochronnego;
- Archiwizowanie dokumentacji gromadzonej w Wydziale, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami;
- Prowadzenie filii archiwum zakładowego Urzędu, a w szczególności:
- przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych Urzędu Dzielnicy i delegatur,
- przejmowanie, za zgodą Biura Organizacji Urzędu, dokumentacji niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu terytorialnego,
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji, w formie papierowej i elektronicznej, zgodnie z wytycznymi Biura Organizacji Urzędu,
- przeprowadzanie skontrum dokumentacji,
- porządkowanie dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych,
- udostępnianie przechowywanej dokumentacji zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
- przeprowadzanie, w tym na zlecenie Biura Organizacji Urzędu, kwerend archiwalnych,
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej i udział w jej komisyjnym brakowaniu,
- realizacja wytycznych Biura Organizacji Urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, k) przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, w porozumieniu z Biurem Organizacji Urzędu,
- sporządzanie sprawozdań z działalności filii i stanu przechowywanej dokumentacji,
- doradzanie komórkom organizacyjnym Urzędu Dzielnicy w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją,
- typowanie dokumentacji do ekspertyz przeprowadzanych przez archiwum państwowe, w porozumieniu z Biurem Organizacji Urzędu,
- zgłaszanie do Biura Organizacji Urzędu potrzeb w zakresie szkoleń kancelaryjno-archiwalnych dla pracowników Urzędu Dzielnicy;
- Wykonywanie czynności właściciela, zarządcy lub użytkownika nieruchomości, użytkowanej przez Urząd Dzielnicy, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej (Dz. U. z 2009 r. Nr 178, poz. 1380, z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (Dz. U. z 2013 r. poz. 1409, z późn. zm.), w zakresie prowadzenia wymaganej powyższymi przepisami dokumentacji, przeprowadzania przeglądów rocznych i przeglądów stanu zajmowanej nieruchomości;
- Sprawowanie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem urządzeń i instalacji warunkujących bezpieczeństwo użytkowania obiektów (wind, instalacji elektrycznych, klimatyzacyjnych, wentylacyjnych, grzewczych, wodno-kanalizacyjnych) oraz zabezpieczeń przeciwpożarowych na terenie siedziby Urzędu Dzielnicy;
- Sprawowanie nadzoru nad realizacją umów związanych z utrzymaniem budynku Urzędu Dzielnicy, wykonywanych zgodnie z zawartymi umowami;
- Prowadzenie spraw związanych z wynajmowaniem podmiotom zewnętrznym pomieszczeń znajdujących się w budynku Urzędu Dzielnicy;
- Prowadzenie obsługi techniczno - eksploatacyjnej budynku Urzędu Dzielnicy poprzez wykonywanie we własnym zakresie drobnych prac konserwacyjnych, likwidację zgłoszonych awarii instalacji elektrycznych, oświetlenia, wykonywanie napraw oraz usług stolarskich, hydraulicznych i ślusarskich;
- Wykonywanie zadań związanych z właściwą eksploatacją i zapewnienie sprawnego funkcjonowania sprzętu i urządzeń biurowych (aparatów telefonicznych, faksów, kserokopiarek, niszczarek), znajdujących się w ewidencji Wydziału;
- Współpraca z Biurem Organizacji Urzędu w zakresie ochrony fizycznej, przeciwpożarowej i zabezpieczania technicznego obiektu Urzędu Dzielnicy;
- Zamawianie oraz prowadzenie ewidencji pieczęci i pieczęci urzędowych, zgodnie z zasadami określonymi w zarządzeniach Prezydenta;
- Zapewnienie obsługi transportowej, w tym:
- prowadzenie ewidencji wykorzystania pojazdów służbowych i niezbędnej dokumentacji dotyczącej ich eksploatacji,
- kontrola stanu technicznego samochodów służbowych (wykonywanie badań diagnostycznych, przeglądów okresowych i napraw),
- prowadzenie spraw związanych z likwidacją szkód komunikacyjnych,
- prowadzenie spraw związanych z użytkowaniem do celów służbowych samochodów nie będących własnością m.st. Warszawy;
- Opracowanie zasad i przeprowadzanie czynności związanych ze sprzedażą wycofanych z eksploatacji samochodów służbowych, stanowiących własność m.st. Warszawy;
- Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia;
- Prowadzenie pracowni kserograficznej;
- Dbałość o właściwe oznakowanie i czystość obiektu Urzędu Dzielnicy;
- Współudział w organizacji wyborów i referendów.
|
